Kaizen felsefesiyle yapılan sürekli iyileştirme çalışmaları için doğru ve düzenli veri toplamak büyük önem taşır. Veri olmadan yapılan analizler sadece tahmine dayanır ve kalıcı çözümler üretmez. Bu nedenle, doğru yöntemlerle sahadan bilgi toplamak sürecin temel taşlarından biridir.

Veri toplama yöntemleri, hem nicel hem de nitel bilgiler elde etmeyi hedefler. Süreçlerin nasıl işlediğini, nerelerde aksaklıklar olduğunu ve çalışanların deneyimlerini anlamaya yardımcı olur. Bu sayede iyileştirme önerileri daha somut ve etkili hâle gelir.

Gözlem yoluyla veri toplama

Doğrudan gözlem, iş yerinde gerçek zamanlı olarak süreçleri izleyip veri toplamak için etkili bir yöntemdir. Bu yöntemle iş akışındaki yavaşlamalar, tekrar eden hatalar ve zaman kaybı noktaları tespit edilebilir.

Gözlem sırasında not alma veya zaman ölçüm cihazları gibi basit araçlar kullanılabilir. Böylece süreçler kağıt üstündeki teoriden çok sahadaki gerçeklerle değerlendirilmiş olur.

Anket ve geri bildirim formları

Çalışanlardan alınan geri bildirimler, Kaizen'in temelini oluşturan katılımcı yaklaşımı destekler. Anketler sayesinde çalışanlar işlerini nasıl daha iyi yapabileceklerine dair fikirlerini anonim olarak paylaşabilir.

Ayrıca bu formlar, iş süreçleri hakkında duyulan memnuniyeti ya da memnuniyetsizliği ölçmek için de faydalı bir araçtır. Basit ve kısa tutulduğunda daha fazla katılım sağlanır.

Veri toplama tabloları ve kontrol listeleri

Süreçlerde yaşanan sapmaları kayıt altına almak için standart formlar kullanılır. Bu formlar, belirli kriterlere göre verilerin düzenli şekilde girilmesini sağlar.

Örneğin her vardiya sonunda doldurulan kontrol tabloları ile hat sayısı, üretim miktarı, duruş süresi gibi veriler toplanabilir. Bu yapı, verilerin karşılaştırılabilir ve analiz edilebilir olmasına katkı sağlar.

İstatistiksel süreç kontrol araçları

Kaizen uygulamalarında bazen daha teknik ölçüm araçlarına da ihtiyaç duyulur. İstatistiksel süreç kontrolü (SPC), sürecin stabil olup olmadığını grafikler yardımıyla gösterir.

Bu grafikler sayesinde sapmalar erkenden fark edilip kök neden analizine geçilebilir. Özellikle üretim gibi tekrarlayan işlerde SPC kullanımı oldukça etkilidir.

Zaman etütleri

Zaman etütleri, bir işin ne kadar sürede yapıldığını anlamak için yapılan ölçümlerdir. Kaizen projelerinde israfı tespit etmek için sıklıkla kullanılır.

Bir iş adımının gereğinden uzun sürdüğü durumlar bu yöntemle kolayca ortaya çıkarılır. Böylece gereksiz adımların ortadan kaldırılması hedeflenir.

İshikawa diyagramı (balık kılçığı yöntemi)

Veri toplamanın ardından kök neden analizi yapılacaksa Ishikawa diyagramı kullanılabilir. Bu yöntemle her sorunun ardındaki muhtemel nedenler sınıflandırılarak listelenir.

İyi bir veri setiyle desteklenen bu analiz, hangi alanlara yoğunlaşılması gerektiğini netleştirir. Böylece iyileştirme önerileri daha etkili olur.

5N1K analizi

Kaizen'de olayları doğru anlamak için 5N1K yöntemi (Ne, Neden, Nerede, Ne zaman, Nasıl, Kim) kullanılır. Bu yapı sayesinde olayın tüm boyutları sistematik olarak sorgulanır.

Toplanan veriler bu sorular çerçevesinde düzenlenerek derinlemesine analiz yapılabilir. Özellikle tekrar eden problemlerde etkili sonuçlar sağlar.